Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die blaumedia GmbH, Friedrich-Ebert-Hof 6, 22763 Hamburg, Deutschland. Geschäftsführer: Dennis Oliver Paul. Eingetragen beim Amtsgericht Hamburg, HRB 198611. E-Mail: privacy@paperhero.io.

Für personenbezogene Daten, die in den von Ihnen hochgeladenen Dokumenten enthalten sind, sind Sie der Verantwortliche und wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (siehe unseren AV-Vertrag sowie Abschnitt 4).

2. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung von PaperHero verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als scrypt-Hash gespeichert), Sprache und Zeitzone sowie, sofern aktiviert, Einstellungen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und zu Verschlüsselungsschlüsseln.
• Dokumentendaten: die von Ihnen hochgeladenen Dateien (PDFs, Bilder, Scans), der daraus extrahierte Text, Suchindizes (Embeddings) und von Ihnen vergebene Metadaten (Namen, Ordner, Tags). Dokumente können personenbezogene Daten über Sie oder Dritte enthalten; Sie entscheiden, was Sie hochladen.
• KI-Eingaben und -Ausgaben: die Fragen, die Sie dem KI-Assistenten stellen, die zur Beantwortung an KI-Modelle übermittelten Dokumenteninhalte sowie die Antworten. Zu jedem Dokument führen wir zudem ein Verarbeitungsprotokoll darüber, in welcher Hosting-Stufe es verarbeitet wurde (siehe Abschnitt 4).
• Nutzungs- und technische Daten: Protokolldaten wie IP-Adresse, Zeitstempel, Geräte- und Browserinformationen sowie durchgeführte Aktionen, die für Betrieb und Sicherheit erforderlich sind.
• Zahlungsdaten: Ihre Rechnungsangaben und Ihr Abonnementstatus. Kartendaten werden von unseren Zahlungsdienstleistern verarbeitet (Stripe für die Website, Apple für In-App-Käufe); wir erhalten und speichern keine vollständigen Kartennummern.
• Kommunikationsdaten: der Inhalt von Support-Anfragen und E-Mails, die Sie uns senden.
• Daten aus dem E-Mail-Eingang (optional): bei Aktivierung der Weiterleitung die an Ihre persönliche PaperHero-Adresse gesendeten Anhänge (siehe Abschnitt 6).

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO:

• Bereitstellung des Dienstes (Konto, Dokumentenspeicherung, OCR, Suche, KI-Assistent, Freigaben, mobile Apps): Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Zahlung, Abrechnung und gesetzliche Aufbewahrung: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (u. a. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).
• Sicherheit, Missbrauchsprävention und Betriebsprotokolle: berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Datenschutzfreundliche, cookielose Analyse: berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; cookiebasierte Analyse und Marketing: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
• Dienstbezogene Kommunikation und Support: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

4. Dokumente und KI-Verarbeitung

Ihre Dokumente werden verschlüsselt gespeichert (siehe Abschnitt 8). Neu hochgeladene Dateien gelangen jedoch zunächst in Ihren persönlichen Posteingang (Inbox); dort führt PaperHero die Texterkennung (OCR) durch, erstellt Vorschaubilder und berechnet die Suchindizes, um Ihre Dokumente durchsuchbar und nutzbar zu machen und Ihnen zu ermöglichen, einem KI-Assistenten Fragen zu Ihren Dokumenten zu stellen.

Ihr Posteingang ist persönlich. Da Posteingangs-Inhalte zu diesem Zeitpunkt noch keinem festen Empfängerkreis zugeordnet sind, liegen sie auf unseren Servern in der EU bis zum Import unverschlüsselt vor. Erst beim Import wird die Datei verschlüsselt und den Nutzern zugänglich gemacht, die über den gewählten Zielordner berechtigt sind; in einem Mehrnutzer-Konto können Administratoren Posteingangs-Inhalte verwalten.

Suchindizes (Embeddings) werden stets auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland berechnet. Sie werden in keiner Hosting-Stufe an einen externen KI-Anbieter übermittelt.

Texterkennung und KI-Assistent laufen in einer von drei Hosting-Stufen. Jede Stufe ist nach dem Ort der Verarbeitung benannt; welche Stufen Sie wählen können, richtet sich nach Ihrem Tarif:

EU Hosting (ab dem Tarif Small, einschließlich Trial): Verarbeitung durch die Mistral AI SAS in Frankreich. Wir sprechen dafür die Schnittstelle von Mistral unmittelbar an, ohne zwischengeschaltetes Gateway.

German Hosting (ab dem Tarif Medium): Verarbeitung durch die AKI.IO GmbH, Marienburger Str. 1, 10405 Berlin, Deutschland. AKI.IO betreibt ausschließlich Server in Deutschland, in nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren und ohne Hyperscaler im eigenen Technikstack; Daten werden nicht vorgehalten, und ein Training mit Kundendaten findet nicht statt. Für die GPU-Infrastruktur zieht AKI.IO die AIME GmbH, Marienburger Str. 1, 10405 Berlin, Deutschland, als Unterauftragsverarbeiter hinzu.

PaperHero Hosting (Tarif Big): Verarbeitung durch KI-Modelle, die wir selbst auf eigenen Servern in Deutschland betreiben (siehe Abschnitt 7).

Ist eine Hosting-Stufe vorübergehend nicht verfügbar, kann die Verarbeitung für die Dauer der Störung eine Stufe nach unten ausweichen: PaperHero Hosting auf German Hosting und German Hosting auf EU Hosting. EU Hosting ist die unterste Stufe und wird nicht weiter ersetzt. Ein Ausweichen erfolgt nie in die umgekehrte Richtung und nie an einen Anbieter außerhalb der EU. Jeder solche Wechsel wird protokolliert und Ihnen im Verarbeitungsprotokoll des betroffenen Dokuments angezeigt.

Mit allen genannten Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Ihre Dokumenteninhalte und KI-Eingaben werden ausschließlich zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Funktion verwendet und nicht zum Training der KI-Modelle der Anbieter genutzt.

5. Mobile Apps (iOS und Android)

Mit unseren iOS- und Android-Apps können Sie Dokumente scannen, fotografieren, hochladen und verwalten. Die Apps fordern Zugriff auf Ihre Kamera ausschließlich zum Scannen von Dokumenten an; aufgenommene Bilder werden wie jeder andere Upload für Ihr Konto verarbeitet.

Die Apps enthalten keine Werbung, keine Analyse- oder Tracking-SDKs und keine Tracker von Drittanbietern; wir erstellen keine Werbeprofile. In der iOS-App abgeschlossene Abonnements werden über Apple abgewickelt (siehe Abschnitt 9).

6. E-Mail-Eingang (optional)

Wenn Sie den E-Mail-Eingang aktivieren, erhalten Sie eine persönliche PaperHero-E-Mail-Adresse. Dorthin gesendete Nachrichten werden über eine verschlüsselte Verbindung von unserem eigenen Mailserver (mail.blaumedia.com) abgerufen; unterstützte Anhänge (PDF, JPEG, PNG) werden als Dokumente importiert, im Übrigen wird die Nachricht nicht gespeichert. Sie können zulässige Absender per Whitelist einschränken und die Funktion jederzeit deaktivieren.

7. Hosting und Speicherort

PaperHero wird auf Infrastruktur von Hetzner in Deutschland betrieben; die dafür genutzten Rechenzentren befinden sich ausschließlich in Deutschland. Ihre Dokumente und Kontodaten werden auf dieser Infrastruktur gespeichert; dort läuft auch die Stufe PaperHero Hosting.

Texterkennung und KI-Assistent können je nach genutzter Hosting-Stufe zusätzlich bei den in Abschnitt 9 genannten Auftragsverarbeitern in Deutschland oder in einem anderen EU-Mitgliedstaat laufen. Welche Stufe welchen Verarbeitungsort bedeutet, beschreibt Abschnitt 4.

Bei der Auswahl dieser Dienstleister haben wir gezielt darauf geachtet, dass kein Anbieter, der Ihre Dokumente speichert oder in irgendeiner Form verarbeitet, dem US-amerikanischen CLOUD Act unterliegt. Alle daran beteiligten Unternehmen haben ihren Sitz in Deutschland oder Frankreich und gehören nicht zu einem US-Konzern; ein Herausgabeverlangen nach dem CLOUD Act kann sich daher nicht auf Ihre Dokumente richten. Davon zu unterscheiden ist die Zahlungsabwicklung (Abschnitt 9), die keine Dokumenteninhalte umfasst.

8. Verschlüsselung und Sicherheit

Jeder Nutzer verfügt über ein persönliches Schlüsselpaar. Ihr privater Schlüssel ist durch Ihr Passwort geschützt (Schlüsselableitung mit scrypt, Verschlüsselung mit AES) und wird mit Ihrem Passwort auf Ihrem Gerät entsperrt. Dokumente werden im Ruhezustand mit einem dokumentspezifischen Schlüssel verschlüsselt; alle Verbindungen sind zusätzlich per TLS geschützt.

Beim normalen Ansehen und Herunterladen Ihrer Dokumente erfolgt die Entschlüsselung lokal auf Ihrem Gerät. Unser Server stellt dabei ausschließlich die verschlüsselten Daten bereit; Ihr privater Schlüssel und Ihre entschlüsselten Dokumentinhalte werden nicht an uns übertragen.

Nur wenn Sie die Such- oder KI-Funktionen nutzen, wird Ihr Schlüssel für die jeweilige Anfrage an unseren Dienst übermittelt, damit die betreffenden Inhalte (Ihre Dokumente und der Suchindex) serverseitig entschlüsselt und, wie in Abschnitt 4 beschrieben, für Suche und KI-Verarbeitung genutzt werden können. Je nach genutzter Hosting-Stufe schließt dies die Übermittlung an die in den Abschnitten 4 und 9 genannten KI-Auftragsverarbeiter ein.

Standardmäßig bewahren wir Ihren privaten Schlüssel ausschließlich in der mit Ihrem Passwort verschlüsselten Form auf; im Klartext speichern wir ihn nicht, sodass wir Ihre Dokumente nicht aus eigenem Antrieb lesen können. Optional können Sie die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktivieren - dann löschen wir diese serverseitige Kopie, und Ihre Schlüssel verbleiben ausschließlich auf Ihren eigenen Geräten.

Passwörter werden ausschließlich als scrypt-Hash gespeichert. Die Daten jedes Kunden sind in einer eigenen Datenbank und einem eigenen Speicherbereich isoliert. Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt, und es steht eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Verfügung.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten, sowie wenige eigenständige Empfänger, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland / EU) - Hosting und Speicherung.
• AKI.IO GmbH, Marienburger Str. 1, 10405 Berlin, Deutschland - KI-Texterkennung und KI-Assistent in der Stufe German Hosting, auf Servern in Deutschland. AKI.IO zieht für die GPU-Infrastruktur die AIME GmbH, Marienburger Str. 1, 10405 Berlin, Deutschland, als Unterauftragsverarbeiter hinzu. Mit der AKI.IO GmbH besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich einer Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB.
• Mistral AI SAS, Frankreich - KI-Texterkennung und KI-Assistent in der Stufe EU Hosting. Wir sprechen die Schnittstelle von Mistral unmittelbar an, ohne zwischengeschaltetes Gateway.
• Mailserver der blaumedia GmbH (mail.blaumedia.com) - Transaktions-E-Mails und E-Mail-Eingang.
• Unser selbst gehostetes CRM (Twenty), betrieben auf eigener EU-Infrastruktur - Kunden- und Abonnementverwaltung.
• Stripe Payments Europe, Ltd. - Zahlungsabwicklung für Website-Abonnements.
• Apple - Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung für In-App-Käufe in der iOS-App; bei In-App-Käufen ist Apple Verkäufer (seller of record) und verarbeitet die zugehörigen Zahlungsdaten nach eigenen Bedingungen.

10. Internationale Datenübermittlungen

Unsere Kernverarbeitung (Hosting, Dokumentenspeicherung, Suchindizes sowie die KI-Verarbeitung in allen drei Hosting-Stufen) findet innerhalb der EU statt. Auch die Reichweitenmessung mit Matomo verlässt die EU nicht.

11. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto besteht. Wenn Sie Ihr Konto löschen (in der App, im Kundenportal oder durch Kontaktaufnahme mit uns), wird der Zugriff sofort deaktiviert und Ihre Dokumente, Kontodaten und Suchindizes werden innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Rechnungen und Buchführungsunterlagen bewahren wir für die gesetzliche Dauer von bis zu 10 Jahren auf (§ 147 AO, § 257 HGB). Soweit Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich sind, bewahren wir sie so lange auf, wie dies hierfür erforderlich ist.

12. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten. Zur Ausübung wenden Sie sich an privacy@paperhero.io; Kontoinhaber können ihre Daten zudem direkt in der App oder im Kundenportal exportieren und ihr Konto löschen.

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16) und Löschung (Art. 17) DSGVO.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) DSGVO.
• Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde – für uns der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

13. Cookies und Analyse

Diese Website lädt keine Skripte von Drittanbietern. Die gesamte Messung erfolgt serverseitig; es werden keine Tracking-Skripte von Matomo in Ihrem Browser ausgeführt.

Cookies: Wir verwenden ausschließlich essentielle First-Party-Cookies. Neben den Cookies für Authentifizierung und Einstellungen sind dies _ph_vid (zufällige Besuchskennung, Laufzeit 13 Monate) und _ph_attr (Klick-Kennung des Werbenetzwerks, über das Sie zu uns gelangt sind, Laufzeit 90 Tage). Beide werden von unserem Server gesetzt, sind HttpOnly und damit für Skripte im Browser nicht auslesbar; sie werden nicht an Dritte weitergegeben. In cc_cookie speichern wir Ihre Kenntnisnahme dieses Hinweises.

Reichweitenmessung: Seitenaufrufe übermitteln wir von unserem Server an Matomo, ein selbst gehostetes Open-Source-Tool, das wir auf eigener Infrastruktur in Deutschland betreiben. Verarbeitet werden die aufgerufene Seite, Referrer, Browserkennung, Sprache und Ihre IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Reichweitenmessung und der Sicherstellung eines bedarfsgerechten Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt.

Sie können dieser Verarbeitung jederzeit gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen – formlos an privacy@paperhero.io. Den Hinweis zu den eingesetzten Cookies können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer erneut aufrufen.

14. Kinder

PaperHero richtet sich nicht an Kinder. Für einen Vertragsschluss mit uns müssen Sie mindestens 18 Jahre alt sein; wir verarbeiten nicht wissentlich Daten von Minderjährigen.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um Änderungen des Dienstes oder gesetzlicher Anforderungen zu berücksichtigen. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder in der App. Das oben genannte Datum gibt die aktuelle Fassung an.

Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter:

privacy@paperhero.io

blaumedia GmbH
Friedrich-Ebert-Hof 6
22763 Hamburg
Deutschland