Notfallordner anlegen: was hineingehört und wer drankommen muss

Was ist ein Notfallordner?

Ein Notfallordner sammelt die Unterlagen, die jemand anderes braucht, wenn Sie im Krankenhaus liegen oder gestorben sind. Vollmachten und Verfügungen, Versicherungen, laufende Verträge, Kontakte, eine Liste Ihrer Konten. Vorgeschrieben ist so ein Ordner nirgends, und genau deshalb fehlt er fast überall.

Der Unterschied zum übrigen Papierkram liegt im Zugriff. Ihr Archiv ist dafür gedacht, dass Sie etwas wiederfinden. Der Notfallordner ist dafür gedacht, dass jemand anderes es findet, und zwar unter Zeitdruck und ohne Sie fragen zu können.

Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, Patientenverfügung

Diese drei werden ständig verwechselt, obwohl sie ganz verschiedene Fragen beantworten. Die Vorsorgevollmacht sagt, wer für Sie handeln darf, und wirkt sofort und ohne Gericht. Die Betreuungsverfügung sagt, wen das Gericht bestellen soll, falls doch eine Betreuung nötig wird; das Gericht muss diesem Wunsch folgen, solange die Person geeignet ist (§ 1816 BGB). Die Patientenverfügung sagt, welche Behandlung Sie wollen und welche nicht.

Nur die Patientenverfügung braucht zwingend die Schriftform (§ 1827 BGB). Und sie muss konkret sein: Sie sollte die Behandlung benennen, um die es geht, und die Situation, in der das gelten soll. Allgemeine Sätze über ein würdevolles Sterben oder den Verzicht auf lebensverlängernde Maßnahmen gelten in der Rechtsprechung als zu unbestimmt und helfen den Ärzten dann nicht weiter.

Eine Vorsorgevollmacht ist grundsätzlich formfrei gültig, sobald sie unterschrieben ist. Notariell beurkundet oder beglaubigt braucht sie, wer damit Grundstücksgeschäfte abwickeln soll, denn das Grundbuchamt verlangt öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden (§ 29 GBO). Das Bundesjustizministerium stellt zu diesen Themen Broschüren und ausfüllbare Formulare bereit.

Was Ehepartner seit 2023 automatisch dürfen

Hier hat sich etwas geändert, das viele ältere Ratgeber noch falsch darstellen. Seit dem 1. Januar 2023 dürfen Ehepartner einander in Gesundheitsfragen vertreten, ohne Vollmacht (§ 1358 BGB): in Behandlungen einwilligen oder sie ablehnen, Behandlungs- und Krankenhausverträge schließen, Ansprüche aus der Erkrankung geltend machen.

Die Grenzen sind allerdings eng. Das Recht gilt sechs Monate, gerechnet ab dem Tag, an dem eine Ärztin die Handlungsunfähigkeit schriftlich bestätigt hat. Es entfällt, wenn die Eheleute getrennt leben, wenn bereits jemand bevollmächtigt oder als Betreuer bestellt ist oder wenn die betroffene Person widersprochen hat. Und es betrifft ausschließlich Gesundheitsangelegenheiten.

Fürs Konto, für Verträge, für die Wohnung gilt es also nicht. Wer glaubt, als Ehepaar sei man ohnehin abgesichert, irrt für alles außer der Medizin.

Was in den Ordner gehört

Halten Sie den Ordner dünn. Alles, was Sie hineinlegen, muss jemand im Ernstfall lesen und verstehen.

• Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung und Patientenverfügung, im Original
• Eine Kontaktliste: Angehörige, Hausärztin, Arbeitgeber, Steuerberatung, Notar
• Versicherungspolicen mit Nummern, vor allem Kranken-, Renten-, Lebens- und Unfallversicherung
• Laufende Verträge: Miete, Strom, Telefon, Abonnements
• Kontenübersicht und eine Liste der Online-Konten, Passwörter gehören in einen Passwortmanager
• Angaben zur Bestattung, falls Sie welche wünschen, und ein Hinweis, wo das Testament liegt

Wie Ärzte und Gerichte davon erfahren

Ein Dokument, von dem niemand weiß, wirkt wie keines. Die Bundesnotarkammer betreibt dafür das Zentrale Vorsorgeregister: Dort tragen Sie ein, dass es Ihre Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung oder Patientenverfügung gibt und wo sie liegt. Abfragen dürfen das Register Betreuungsgerichte, Ärztinnen und Ärzte sowie die Notarkammern, also genau die Stellen, die im Ernstfall entscheiden müssen. Registriert wird der Hinweis, nicht der Inhalt.

Ergänzend hilft eine Karte im Portemonnaie neben dem Ausweis, auf der steht, dass es diese Dokumente gibt und wer zu benachrichtigen ist. Im Rettungswagen schaut jemand dort zuerst nach.

Zur Organspende gibt es seit dem 18. März 2024 ein eigenes staatliches Organspende-Register, betrieben vom Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte. Der Eintrag ist freiwillig, kostenlos und jederzeit änderbar. Der Papierausweis bleibt daneben gültig; entscheidend ist die jeweils jüngste Erklärung.

Warum eine Bankvollmacht extra sein muss

Am Konto scheitert es in der Praxis am häufigsten. Banken akzeptieren eine allgemeine Vorsorgevollmacht oft nicht ohne Weiteres und bestehen auf ihrem eigenen Formular. Klären Sie das vorher bei Ihrer Bank, nicht im Ernstfall.

Eine Kontovollmacht, die ausdrücklich über den Tod hinaus gilt, erspart den Hinterbliebenen das Warten auf den Erbschein: Die bevollmächtigte Person kann mit Sterbeurkunde und Ausweis sofort handeln, Miete und Bestattung bezahlen. Die Erbfolge ändert das nicht, sie überbrückt nur die Wochen dazwischen, und die bevollmächtigte Person muss den Erben Rechenschaft ablegen.

Für Eltern: die Sorgerechtsverfügung

Wer minderjährige Kinder hat, kann bestimmen, wer im Fall der Fälle Vormund werden soll, und auch, wer es nicht werden soll (§ 1782 BGB). Getroffen wird diese Bestimmung in einer letztwilligen Verfügung, also im Testament. Haben beide Elternteile unterschiedliche Personen benannt, gilt die Benennung des zuletzt verstorbenen.

Weil es dafür die strengen Formregeln eines Testaments gibt, ist das der eine Punkt in diesem Ratgeber, an dem sich anwaltliche oder notarielle Hilfe wirklich lohnt. Ein am Rechner getipptes Blatt mit Unterschrift genügt hier möglicherweise nicht, und der Fehler fällt erst auf, wenn niemand mehr da ist, um ihn zu beheben.

Wo der Ordner liegt und wer Bescheid weiß

Der beste Ordner nützt nichts im Bankschließfach, an das im Ernstfall nur Sie herankommen. Zuhause an einem festen Platz ist er besser aufgehoben, und mindestens eine Vertrauensperson sollte wissen, wo genau.

Legen Sie zusätzlich eine digitale Kopie in Ihr Archiv, damit die Angaben von überall abrufbar sind, wenn jemand am Telefon eine Versicherungsnummer braucht. Die Originale der Vollmachten und Verfügungen bleiben trotzdem auf Papier: Vorgelegt wird im Krankenhaus und bei der Bank das unterschriebene Blatt.

Und noch etwas, das leicht untergeht: Ein Notfallordner veraltet. Verträge laufen aus, Konten kommen dazu, Menschen ziehen um. Einmal im Jahr durchgehen genügt, am besten zusammen mit der Steuererklärung, wenn Sie ohnehin alles vor sich haben.

Der digitale Teil

Online-Konten gehen wie jeder andere Vertrag auf die Erben über; das hat der Bundesgerichtshof 2018 entschieden (Urteil vom 12. Juli 2018, III ZR 183/17). Nur hilft dieses Recht niemandem, der nicht weiß, welche Konten überhaupt existieren.

Eine schlichte Liste der Anbieter reicht dafür schon: Bank, Versicherung, Mailanbieter, Mobilfunk, Abonnements, Cloud-Speicher. Die Passwörter selbst gehören in einen Passwortmanager, dessen Hauptzugang Ihre Vertrauensperson kennt oder im Notfall bekommt. Im Ordner haben sie nichts verloren.

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