Papierlos zuhause: in fünf Schritten anfangen

Wie werde ich papierlos?

Kurz gesagt in fünf Schritten: erstens weniger Papier hereinlassen, zweitens einen einzigen Eingang festlegen, an dem alles landet, drittens einmal pro Woche zehn Minuten sortieren, viertens den Altbestand ordnerweise abarbeiten, fünftens für Sicherung und Notfallzugriff sorgen. Die Reihenfolge ist wichtiger als das Werkzeug.

Alles Weitere auf dieser Seite füllt diese fünf Schritte mit Details. Wer nur einen davon macht, sollte den ersten nehmen: Papier, das gar nicht erst ankommt, muss auch niemand abheften.

Schritt 1: Den Zustrom stoppen

Drehen Sie zuerst den Hahn zu. Jeder Brief, der nicht mehr kommt, muss auch nie abgeheftet werden. Stellen Sie Bank, Versicherungen, Telefonanbieter und Stromversorger auf digitalen Versand um; im Kundenkonto dauert das pro Anbieter wenige Minuten.

Gegen Werbung im Briefkasten gibt es drei Hebel, und sie wirken auf Verschiedenes. Ein Aufkleber am Briefkasten hält unadressierte Prospekte fern; wer sie trotzdem einwirft, kann auf Unterlassung in Anspruch genommen werden. Kostenlose Anzeigenblätter fallen allerdings erst darunter, wenn der Aufkleber sie ausdrücklich nennt.

Adressierte Werbung erreicht der Aufkleber nicht. Dagegen hilft die kostenlose Robinsonliste des Deutschen Dialogmarketing Verbands: Mitgliedsunternehmen gleichen ihre Adressbestände damit ab, und der Eintrag gilt mehrere Jahre. Bei einzelnen Firmen, die weiter schreiben, wirkt der Widerspruch nach Artikel 21 Absatz 2 DSGVO: Werbung ist der eine Fall, in dem das Unternehmen nicht abwägen darf, es muss aufhören. Zwei, drei Monate Vorlauf sollten Sie einplanen, weil Aussendungen lange vorbereitet werden. Die Verbraucherzentrale erklärt die Wege im Detail und hält Musterbriefe bereit (Übersicht).

Schritt 2: Einen Eingang festlegen

Papierloses Arbeiten scheitert daran, dass Dokumente an fünf Orten liegen: im Mailpostfach, im Downloadordner, auf dem Schreibtisch, in der Fotogalerie und in der Schublade. Legen Sie einen Ort fest. Dort landet ab jetzt alles zuerst.

Praktisch wird das, wenn Sie diesen Eingang von überall erreichen. Rechnungen aus dem Mailpostfach leiten Sie dorthin weiter, Papier fotografieren Sie hinein. Sortiert ist damit noch nichts. Verloren aber auch nichts mehr.

Schritt 3: Zehn Minuten pro Woche sortieren

Zehn Minuten pro Woche genügen, um den Eingang zu leeren. Das ist wenig genug, dass Sie es tatsächlich tun, und oft genug, dass sich nichts anstaut.

Machen Sie es sich dabei leicht. Ein Dokument braucht einen verständlichen Namen, ein Datum und einen Bereich; alles Weitere ist Kür. Wer beim Sortieren perfekt sein will, hört nach drei Wochen auf.

Schritt 4: Den Altbestand in Portionen nehmen

Der Karton im Keller ist nicht dringend. Er darf warten. Wenn Sie ihn angehen, dann ordnerweise und in dieser Reihenfolge: zuerst die laufenden Verträge, dann die Belege der letzten drei Jahre, danach die Unterlagen, die man nie wieder bekommt.

Vieles davon entsorgen Sie beim Durchsehen direkt. Ein durchschnittlicher Aktenordner besteht zu einem guten Teil aus Werbung, abgelaufenen Angeboten und Belegen für Dinge, die es längst nicht mehr gibt.

Schritt 5: Dafür sorgen, dass das papierlose Büro hält

Ein digitales Archiv ist nur so viel wert wie seine Sicherung und Ihre Fähigkeit, wieder hineinzukommen. Klären Sie zwei Dinge, bevor Sie sich darauf verlassen: Wird regelmäßig gesichert, und kommt im Notfall auch jemand anderes an die wichtigen Papiere?

Den zweiten Punkt übersieht man gern. Fallen Sie aus, sollten Partnerin oder Partner an Versicherungsunterlagen und Vollmachten kommen; ein Archiv, dessen Zugang nur Sie kennen, ist im Ernstfall genauso unzugänglich wie ein abgeschlossener Aktenschrank, dessen Schlüssel niemand findet.

Der Ordner für den Ernstfall

Ein Archiv, an das nur Sie herankommen, ist genau so lange praktisch, bis Sie ausfallen. Legen Sie deshalb einen kleinen Bestand an, den im Notfall auch jemand anderes findet: Vollmachten, Patientenverfügung, Versicherungsunterlagen, laufende Verträge, die wichtigsten Kontaktdaten und eine Liste Ihrer Online-Konten. Ein dünner Ordner genügt dafür, und er darf ruhig neben dem digitalen Archiv stehen.

Zwei Dinge machen daraus etwas, das im Ernstfall funktioniert. Erstens muss jemand wissen, dass es ihn gibt, und herankommen: Partnerin, Partner, ein erwachsenes Kind, eine Vertrauensperson. Zweitens kann man eine Vorsorgevollmacht oder Patientenverfügung beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer eintragen lassen, damit Gerichte und Ärzte überhaupt erfahren, dass es sie gibt.

Die Online-Konten sind der Teil, den fast alle vergessen. Sie gehen wie jeder andere Vertrag auf die Erben über, das hat der Bundesgerichtshof 2018 entschieden. Nur nützt das niemandem, der nicht weiß, wo er suchen soll. Eine schlichte Liste der Anbieter reicht dafür schon; Passwörter gehören in einen Passwortmanager, dessen Hauptzugang die Vertrauensperson kennt.

Ist ein papierloses Zuhause realistisch?

Vollständig papierlos wird kaum ein Haushalt, und das muss auch gar nicht das Ziel sein. Urkunden, notarielle Dokumente und ein kleiner Stapel Papiere, die Sie im Original brauchen, bleiben. Realistisch ist ein Ordner statt eines Regals und die Gewissheit, jedes Dokument in Sekunden zu finden.

Der eigentliche Gewinn ist übrigens nicht der freie Platz. Es ist, dass die Frage nach dem alten Vertrag keine Suchaktion mehr auslöst.

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