PaperHeroSo geht's
- Wählen Sie die PDF aus oder ziehen Sie sie in das Feld.
- Starten Sie die Umwandlung. Das Tool prüft die Datei und wandelt sie um, wenn nichts im Weg steht - Text und Schriften bleiben erhalten.
- Steht etwas im Weg, sehen Sie die Gründe in klaren Worten. Sie können die Datei dann als Bild-PDF/A erstellen lassen: ohne die genannten Hindernisse, aber ohne markierbaren Text und meist größer.
- Laden Sie die PDF/A herunter. Für verbindliche Einreichungen prüfen Sie sie zusätzlich mit dem Prüfprogramm des Empfängers.
Wofür PDF/A gedacht ist - und wer es verlangt
PDF/A ist die PDF-Variante für die Langzeitarchivierung. Alles, was ein Dokument später anders aussehen lassen könnte, ist darin ausgeschlossen: Schriften müssen mitgeliefert werden, Farben sind eindeutig festgelegt, Skripte, Verschlüsselung und Verweise auf externe Inhalte sind verboten. Eine PDF/A-Datei sieht deshalb in zwanzig Jahren noch genauso aus wie heute - unabhängig davon, welches Programm sie dann öffnet.
Genau darum verlangen viele Stellen dieses Format: Gerichte und Behörden im elektronischen Rechtsverkehr, Archive, Hochschulen für Abschlussarbeiten, Ausschreibungen und viele Dokumentenmanagementsysteme. Auch bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen wird PDF/A häufig empfohlen oder vorausgesetzt. Ob PDF/A in Ihrem Fall Pflicht ist und welche Variante akzeptiert wird, sagt Ihnen der Empfänger. Dieses Tool erstellt PDF/A-2b, die heute gängigste Variante - und PDF/A-3b, wenn Ihre Datei Anhänge enthält, weil nur diese Variante beliebige Anhänge zulässt.
Was das Tool prüft - und was es nicht kann
Bevor die Datei als PDF/A gekennzeichnet wird, prüft das Tool die Hindernisse, an denen die meisten Dateien scheitern: Schriften, die nicht in der Datei enthalten sind, Skripte und automatische Aktionen, dynamische Formulare, versteckte oder nicht darstellbare Kommentare, Druckfarben ohne Farbprofil und einige veraltete Verfahren. Ist alles in Ordnung, ergänzt es, was PDF/A verlangt, und behält Text, Schriften, Lesezeichen, Formularfelder und Anhänge. Steht etwas im Weg, nennt es Ihnen die Gründe in klaren Worten.
Ehrlich gesagt: Das ersetzt keine formale Prüfung. Der PDF/A-Standard umfasst hunderte Einzelregeln, und einige davon - etwa die innere Konsistenz eingebetteter Schriften oder Farbprofile - lassen sich im Browser nicht verlässlich prüfen. Das Tool bereitet Ihre Datei so vor, dass sie die üblichen Prüfungen in der Regel besteht. Wenn eine Einreichung verbindlich ist, prüfen Sie die Datei zusätzlich mit dem Prüfprogramm des Empfängers; das kostenlose Referenzprogramm dafür heißt veraPDF.
Wann das Bild-PDF/A die richtige Wahl ist
Lässt sich eine Datei nicht direkt umwandeln, bietet das Tool an, jede Seite als Bild zu speichern und daraus ein neues PDF/A zu erstellen. Das Ergebnis enthält keine Schriften, Skripte oder Formulare mehr - also nichts, woran PDF/A sich stoßen könnte - und sieht genauso aus wie das Original. Der Preis: Der Text ist nur noch als Bild vorhanden und lässt sich nicht mehr markieren, kopieren oder durchsuchen, Lesezeichen, Formularfelder und Anhänge entfallen, und die Datei wird meist deutlich größer.
Für einen Scan, der ohnehin nur aus Bildern besteht, ist das kein Verlust. Für ein Textdokument lohnt sich oft der Umweg über das Ursprungsprogramm: Viele Textverarbeitungen können beim Exportieren direkt PDF/A erzeugen und betten dabei die Schriften ein. Wenn Sie den Text vorher noch sichern möchten, hilft unsere Texterkennung, ihn als Textdatei zu speichern. Und wenn Sie den umgekehrten Weg brauchen, weil sich ein PDF/A nicht verschlüsseln oder bearbeiten lässt: PDF/A in PDF umwandeln.
Prüfung und Umwandlung laufen vollständig in Ihrem Browser. Die Datei wird nicht hochgeladen und nirgends gespeichert; Ihr Original bleibt unverändert auf Ihrem Endgerät, Sie erhalten eine neue Datei zum Herunterladen.
Und wohin mit der fertigen PDF?
PaperHero legt sie verschlüsselt in Deutschland ab, liest den Text und findet sie wieder, wenn Sie sie brauchen. Testen Sie es jetzt 30 Tage lang für 1 € - monatlich kündbar, ohne Kündigungsfrist.
Häufige Fragen
Ist die Datei danach garantiert PDF/A-konform?
Nein. Das Tool prüft die häufigsten Hindernisse und ergänzt alles, was PDF/A vorschreibt - damit bestehen die meisten Dateien eine anschließende Prüfung. Einige Regeln des Standards lassen sich im Browser aber nicht vollständig prüfen, etwa die innere Konsistenz eingebetteter Schriften. Für verbindliche Einreichungen prüfen Sie die Datei deshalb mit dem Prüfprogramm des Empfängers oder mit dem kostenlosen Referenzprogramm veraPDF.
Warum ist mein Text im Bild-PDF/A nicht mehr markierbar?
Weil jede Seite dabei als Bild gespeichert wird - so, als hätten Sie das Dokument ausgedruckt und wieder eingescannt. Nur so lassen sich Hindernisse wie fehlende Schriften oder Skripte sicher umgehen. Der Text bleibt als Bild lesbar, lässt sich aber nicht mehr markieren, kopieren oder durchsuchen. Wenn Sie den Text brauchen, sichern Sie ihn vorher mit unserer Texterkennung als Textdatei oder exportieren Sie das Dokument aus dem Ursprungsprogramm direkt als PDF/A.
Welche PDF/A-Variante erstellt das Tool?
PDF/A-2b, die heute gängigste Variante, die Behörden, Gerichte und Archive in der Regel annehmen. Enthält Ihre Datei Anhänge, erstellt das Tool stattdessen PDF/A-3b, denn nur diese Variante lässt beliebige Anhänge zu - so bleiben sie erhalten. Fragen Sie im Zweifel den Empfänger, welche Variante er akzeptiert; manche Stellen nehmen nur PDF/A-1 oder PDF/A-2 an.
Was passiert, wenn meine Datei bereits PDF/A ist?
Dann sagt Ihnen das Tool das, zeigt die erkannte Variante an und gibt Ihnen die Datei unverändert zurück. Möchten Sie den umgekehrten Weg gehen, weil sich das PDF/A nicht verschlüsseln oder bearbeiten lässt, nutzen Sie PDF/A in PDF umwandeln.
Wird meine PDF hochgeladen?
Nein. Prüfung und Umwandlung passieren vollständig in Ihrem Browser. Die Datei verlässt Ihr Endgerät nicht, und nach dem Schließen des Tabs ist nichts mehr davon übrig.