Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen: Was Sie wie lange aufheben müssen

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen: die kurze Antwort

Privatpersonen müssen ihre Unterlagen grundsätzlich nicht aufbewahren, anders als Unternehmen. Eine Ausnahme gibt es doch. Sie kann jeden treffen: Rechnungen für Arbeiten an Haus und Wohnung.

Der Rest ist Vernunftsache. Dabei zählt weniger das Steuerrecht als die Verjährung: Ansprüche verjähren in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind, und solange jemand etwas von Ihnen fordern kann, sollten Sie belegen können, dass Sie gezahlt haben.

Sie müssen weniger aufheben, als Sie denken

Der Karton im Keller entsteht meistens aus Unsicherheit. Aufheben kostet nichts, wegwerfen könnte teuer werden, also bleibt alles liegen, zwanzig Jahre lang.

Die Sorge ist größer als der Anlass. Für Privatpersonen gibt es genau eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, nämlich zwei Jahre für Arbeiten an Haus und Wohnung, und selbst dort wird das mögliche Bußgeld in der Praxis kaum je verhängt. Alles andere in diesem Ratgeber ist eine Empfehlung, kein Gesetz. Sie heben es auf, weil Sie im Streitfall etwas in der Hand haben wollen.

Der praktische Schluss daraus fällt leichter, als es klingt: Was älter als drei Jahre ist, keinem laufenden Vertrag zugeordnet werden kann und in keine der Listen weiter unten passt, darf weg. Wer unsicher bleibt, scannt es und wirft das Papier weg. Ein Scan kostet ein paar Sekunden und keinen Regalmeter.

Zwei Jahre: Handwerkerrechnungen und Leistungen am Haus

Erbringt ein Handwerker eine Leistung an Grundstück, Haus oder Wohnung, müssen Sie die Rechnung zwei Jahre aufbewahren; das gilt für Mieter genauso wie für Eigentümer, unabhängig davon, ob Sie die Kosten steuerlich geltend machen oder nicht. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Jahresende.

Diese Pflicht hat Zähne. Wer die Rechnung nicht vorlegen kann, riskiert ein Bußgeld. Hintergrund der Regel ist die Schwarzarbeit, deshalb steht der Hinweis auch auf jeder ordentlichen Handwerkerrechnung.

• Renovierung, Malerarbeiten, Bodenverlegung
• Heizung, Sanitär, Elektroinstallation
• Dach, Fassade, Fenster
• Gartenarbeiten am Grundstück

Drei Jahre: alles, was Sie bezahlt haben

Für Kaufbelege, Kontoauszüge und gewöhnliche Rechnungen gibt es keine Aufbewahrungspflicht. Einen guten Grund gibt es trotzdem: Erst der Beleg beweist, dass Sie gezahlt haben, und weil die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt, ist das auch der sinnvolle Zeitraum für Alltagsbelege. Drei Jahre also.

Kontoauszüge sind dabei der wichtigste Fall. Viele Banken halten sie online nur begrenzte Zeit vor und lassen sich ein späteres Nachdrucken teuer bezahlen, gelegentlich mit mehreren Euro pro Auszug. Wer sie einmal im Quartal sichert, spart sich den Ärger.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Hier verrechnen sich die meisten. Fast alle Fristen in diesem Ratgeber laufen ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Das Datum auf dem Papier startet die Uhr also noch nicht.

Ein Beispiel: Die Handwerkerrechnung vom 3. März 2026 müssen Sie zwei Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2026 und endet am 31. Dezember 2028, nicht schon im März. Bei der dreijährigen Verjährung von Forderungen funktioniert es genauso. Praktisch heißt das: Räumen Sie im Januar auf, dann ist alles, was Sie wegwerfen, sauber abgelaufen.

Kassenbons: zwei Jahre, bei Eingebautem fünf

Für gekaufte Dinge haben Sie zwei Jahre lang Gewährleistung, gerechnet ab Übergabe (§ 438 BGB). Bei allem, was fest zum Gebäude gehört, sind es fünf Jahre: die neue Heizung, die eingebaute Küche, das Dach. So lange ist der Kaufbeleg bares Geld wert, denn ohne ihn wird die Reklamation zur Diskussion.

Im ersten Jahr nach dem Kauf ist die Beweislast auf Ihrer Seite: Zeigt sich in dieser Zeit ein Mangel, wird vermutet, dass er von Anfang an vorlag (§ 477 BGB). Seit 2022 ist das ein volles Jahr, bei Geräten mit digitalen Bestandteilen sogar zwei; ältere Ratgeber nennen oft noch sechs Monate. Danach müssen Sie selbst nachweisen, dass der Fehler schon bei der Übergabe da war.

Ein Detail, an dem viele scheitern: Thermopapier verblasst. Der Bon vom Elektromarkt ist nach zwei Jahren im Ordner oft leer, genau dann, wenn Sie ihn bräuchten. Fotografieren Sie ihn am besten am Tag des Kaufs. Verwechseln Sie dabei die Garantie nicht mit der Gewährleistung: Die Gewährleistung ist Ihr gesetzliches Recht gegenüber dem Verkäufer, die Garantie ein freiwilliges Versprechen, meistens vom Hersteller.

Steuerunterlagen: Aufbewahrungsfrist bis zum Bescheid, besser länger

Belege zur Steuererklärung müssen Sie nicht mehr automatisch einreichen, seit die Belegvorhaltepflicht gilt. Vorlegen können müssen Sie sie aber weiterhin. Heben Sie sie deshalb mindestens auf, bis Ihr Steuerbescheid bestandskräftig ist, also nach Ablauf der einmonatigen Einspruchsfrist.

In der Praxis ist ein längerer Zeitraum sicherer, denn ein Bescheid kann unter Vorbehalt der Nachprüfung stehen oder später geändert werden. Vier Jahre sind die gängige Faustregel. Für sehr hohe Einkünfte gilt eine gesonderte, längere Pflicht; ob Sie darunterfallen, klärt Ihr Finanzamt oder Ihre Steuerberatung.

Ein Leben lang: die Papiere, die man nie wieder bekommt

Manche Unterlagen brauchen Sie erst in Jahrzehnten wieder. Dann aber dringend. Das gilt vor allem für alles, was später Ihre Rente begründet: Lücken im Versicherungsverlauf schließen Sie ohne Nachweise kaum noch, wenn der frühere Arbeitgeber längst nicht mehr existiert.

• Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Familienstammbuch
• Schul-, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse
• Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise
• Rentenbescheide und der Versicherungsverlauf
• Kaufverträge und Grundbuchauszüge zu Immobilien
• Ärztliche Befunde zu chronischen Erkrankungen, Impfpass
• Testament, Erbschein, Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung

Was Ihre Erben brauchen

Über diesen Teil denkt man ungern nach, und er entscheidet später über Wochen Arbeit. Wer einen Nachlass regeln muss, braucht die Sterbeurkunde, einen Erbschein oder ein notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll, Urkunden über die Verwandtschaft, dazu Bankunterlagen, Versicherungspolicen und bei Immobilien den Grundbuchauszug. Fehlt davon etwas, beginnt eine Suche in fremden Ordnern.

Eine Frist ist dabei überraschend kurz: Den Erwerb müssen Erben dem Finanzamt binnen drei Monaten anzeigen, nachdem sie davon erfahren haben (§ 30 ErbStG). Bei Immobilien, Betriebsvermögen oder Auslandsvermögen gilt das auch dann, wenn ein Gericht das Testament eröffnet hat.

Auch Ihre Online-Konten gehören zum Nachlass. Der Bundesgerichtshof hat 2018 entschieden, dass ein Nutzerkonto samt Inhalten auf die Erben übergeht, wie jeder andere Vertrag auch (Urteil vom 12. Juli 2018, III ZR 183/17). Praktisch nützt das wenig, wenn niemand weiß, welche Konten es gibt. Eine Liste der wichtigsten Zugänge gehört deshalb zu den Unterlagen, und eine Vorsorgevollmacht oder Patientenverfügung können Sie beim Zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer eintragen lassen, damit Gerichte und Ärzte sie im Ernstfall überhaupt finden.

Für die Unterlagen eines Verstorbenen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Sinnvoll ist, sie so lange zu behalten, wie noch jemand Ansprüche stellen oder das Finanzamt nachfragen könnte, und danach das meiste zu vernichten.

Solange der Vertrag läuft: Versicherungen, Miete, Anbieter

Versicherungspolicen, Mietverträge und Anbieterverträge gehören aufgehoben, solange sie gelten, und danach noch etwa drei Jahre. Bei der Wohnung streitet man später über zwei Papiere: das Übergabeprotokoll und die Nebenkostenabrechnungen. Die behalten Sie, bis die Kaution abgerechnet ist.

Was Sie wegwerfen können

Der größte Teil eines Aktenordners darf weg: Werbung, Kontoauszüge älterer Jahre ohne offene Ansprüche, abgelaufene Garantien, Kassenbons für längst verbrauchte Dinge, Versicherungsangebote, die Sie nie angenommen haben, und Handyverträge, die seit Jahren gekündigt sind.

Alles mit Kontonummer, Gesundheitsdaten oder Unterschrift gehört in den Aktenvernichter, nicht ins Altpapier. Vorgeschrieben ist das nicht. Es erspart Ihnen nur eine Menge Ärger.

Wie vernichte ich alte Unterlagen sicher?

Ins Altpapier gehört nur, was niemandem nützt. Alles mit Kontonummer, Versicherungsnummer, Gesundheitsdaten, Geburtsdatum oder Unterschrift ist für Betrüger brauchbar, und der Papiercontainer im Hof steht offen.

Ein einfacher Aktenvernichter mit Kreuzschnitt kostet wenig und reicht für den Hausgebrauch; Streifenschnitt lässt sich mit Geduld wieder zusammensetzen. Wer keinen hat, zerreißt die Seiten quer zur Schrift und verteilt die Hälften auf zwei Abfuhrtermine. Bei ganzen Umzugskartons lohnt sich ein Betrieb für Aktenvernichtung, viele Städte bieten das an Wertstoffhöfen ebenfalls an.

Zwei Dinge werden dabei gern vergessen. Alte Festplatten, USB-Sticks und Handys tragen dieselben Daten wie das Papier; löschen genügt dort selten, sicheres Überschreiben oder physische Zerstörung schon. Und bevor Sie etwas vernichten, prüfen Sie kurz, ob der Scan wirklich lesbar im Archiv liegt.

Reicht die digitale Kopie?

Niemand schreibt Privatpersonen vor, in welcher Form sie ihre Unterlagen aufbewahren. Ein gut lesbarer Scan erfüllt seinen Zweck also genauso wie das Blatt Papier. Durchsuchen und sichern können Sie ihn obendrein.

Zwei Dinge behalten Sie besser im Original: notariell beurkundete Dokumente und amtliche Urkunden, also Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Zeugnisse oder den Grundbuchauszug. Diese Papiere sind mehr als ein Nachweis; sie sind das Dokument selbst. Machen Sie deshalb ruhig beides, Original in den Ordner und Scan ins Archiv, dann haben Sie den Inhalt jederzeit zur Hand, ohne im Regal zu suchen.

Sonderfall: Vermietung oder etwas Selbstständiges nebenbei

Der ganze Ratgeber bis hierher gilt für den rein privaten Haushalt. Sobald Sie eine Wohnung vermieten oder nebenbei etwas Selbstständiges machen, ändert sich der Maßstab, und zwar unterschiedlich stark.

Wer Einkünfte aus Vermietung hat, ermittelt sie als Überschuss und fällt damit in der Regel nicht unter die GoBD, die Aufzeichnungsregeln der Finanzverwaltung. Bei Einkünften aus Gewerbe oder selbstständiger Arbeit sieht es anders aus: Dort gehört eine Einnahmenüberschussrechnung oder eine Bilanz dazu, und damit greifen die GoBD.

Das ist auch beim Scannen wichtig. Papier nach dem Einscannen zu vernichten, das sogenannte ersetzende Scannen, erlauben die GoBD ausdrücklich, verlangen dafür aber eine Verfahrensdokumentation: eine schriftliche Beschreibung, wie Sie erfassen, prüfen und ablegen. Die Bundessteuerberaterkammer stellt dafür eine Muster-Verfahrensdokumentation bereit. Die GoBD selbst stammen aus einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom November 2019, zuletzt geändert im Juli 2025.

Wenn Sie in diese Gruppe fallen, klären Sie die Details bitte mit Ihrer Steuerberatung. Hier geht es nur darum, dass Sie den Unterschied kennen: Rein privat dürfen Sie fast alles scannen und wegwerfen, mit Betriebseinnahmen gelten Regeln.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen hängen vom Einzelfall ab und können sich ändern. Im Zweifel fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung oder die zuständige Behörde.

Häufige Fragen